Semaine 1- 27 avril
Mon premier jour en entreprise s’est très bien déroulé, dès mon arrivée j’ai été prise en charge par Hilda, la responsable des ventes, de la promotion, du marketing qui m’a expliqué son travail. Ensuite sont arrivés Kenneth, mon maitre de stage et le directeur de l’agence Ecocolors ainsi que sa femme Miriam qui m’ont accueillie très chaleureusement. Celui-ci m’a donné une vision globale de l’agence en m’expliquant brièvement les différents services ainsi que les différents tours et circuits que l’agence propose. Tout ça en espagnol ! J’insistais pour que tout le monde me parle dans cette langue, voulant m’y familiariser dès le début. Je ne voulais pas me laisser aller à parler anglais, ce qui était évidemment la facilité. Toute la journée donc, j’ai parcouru les différents services de l’agence : la réservation, c’est par là que transitent les demandes directes des clients mais plus fréquemment les agences de voyages partenaires d’Ecocolors. Je me suis ensuite rendue à la comptabilité, prenant en charge toutes les factures, devis etc, ainsi que les ressources humaines de l'entreprise. Puis on m’a expliqué le fonctionnement et l’organisation d’un circuit, j’ai été étonnée de tout le travail en amont que cela demande. J’ai ensuite été voir le service de promotion, qui s’effectue par le biais des réseaux sociaux, la mise à jour du site internet, dans lequel j'effectuerais une bonne partie de mon stage.
L’agence Ecocolors Tours propose des circuits d’un ou plusieurs jours en rapport le plus souvent avec l’écologie et la biodiversité. Or ces circuits varient selon les saisons. En mai, le circuit permettant de nager avec les requins-baleines au large de la péninsule du Yucatan refait surface. J’ai vite compris qu’il s’agissait du produit phare de l’agence, celui qui avait fait sa renommée. Aucune erreur n’est donc à commettre concernant son lancement, c’est pourquoi le mercredi, nous avons eu le droit à une réunion d’entreprise entre tous les membres d’Ecocolors mais aussi les futurs guides qui présenteront les requins-baleines aux touristes. Cette réunion avait pour but un petit briefing permettant une cohésion totale entre tous les services pour un résultat parfait lors du circuit. Ce fut très intéressant de voir ainsi l’organisation de l’intérieur, d’échanger avec les guides.
Le reste de la semaine, j’ai travaillé sur un nouveau projet. L'agence se développant, la demande de circuit team building est en hausse. Un produit de ce type est déjà disponible, mais mon travail est d'en créer un deuxième. Je dois donc m'organiser pour trouver des activités intéressantes à la cohésion d'un groupe de travail. Une fois que ce sera fait, je devrais mettre ce programme en forme afin d’avoir un support à donner aux clients et agences qui désireraient ce produit.
Semaine 2- 4 mai
Cette semaine j’ai été en promotion. Il s’agit en fait de rendre visite aux hôtels, agences, boutiques de la région pour faire la promotion de nos tours et essayer de leur faire signer des contrats. De cette manière, ces partenaires pourront par la suite vendre les tours d’Ecocolors aux clients. Mardi, nous nous sommes rendus à Tulum pour visiter quelques-uns des hôtels, donc pour faire connaitre notre agence à certains et renouveler les contrats avec ceux déjà convaincus. Ne connaissant pas encore le processus, j’ai suivi Hilda dans les structures hôtelières afin d’en apprendre un peu plus. J’ai compris qu’en fait, il ne se vendait qu’un seul tour, celui des requins-baleines. Il s’agit d’une opportunité exceptionnelle de nager avec le plus grand poisson au monde, de l’observer dans son milieu naturel au large des côtes de la péninsule du Yucatan. De plus, ce tour est soumis à la saisonnalité, les requins baleines ne sont présents dans ces eaux seulement qu'à partir de mai et jusqu’à septembre. Tous les employés d’Ecocolors redoublent donc d’efforts pour parfaire le lancement de la saison, suite à la réunion que nous avons eue la semaine dernière. Les contrats sont donc essentiels. Il faut développer de bonnes relations avec les partenaires. De plus, cela m’a permis de visiter les environs, Tulum est très typique, un joli centre-ville et une zone hôtelière très charmante, différente de celle de Cancun, toute en béton. A Tulum les hôtels sont plus luxueux, intimes et écologiques. La plage est bien sûr magnifique, je ne m'en lasserai jamais je pense!
Le lendemain je suis retournée en promotion mais à Cancun cette fois. J’ai eu l’occasion de visiter (rapidement) les plus beaux hôtels de la zone hôtelière ! Mais aussi de marcher toute la matinée sous ce soleil mexicain qui assomme littéralement, c’est assez épuisant. Mon travail consistait simplement à donner des prospectus et des affiches, j’étais en quelque sorte l’assistante d’Hilda. Mais ceci pour une durée déterminée. En effet la semaine prochaine, je serai toute seule !
Le reste de la semaine est passé assez vite, j’ai continué mon projet Team Building. J’ai réussi à créer 4 « packages » différents avec environ 4 activités, chacun sur un thème bien précis. J'ai envoyé mon travail à mon maitre de stage, on verra ce qu’il en pense. S’il approuve, mes produits seront intégrés au site internet au cours de la semaine prochaine.
Semaine 3- 11 mai
Ma troisième semaine a commencé par une réunion avec le directeur de l'agence, qui est aussi mon maitre de stage, et avec tous les membres de l'équipe promotion et marketing dont je fais partie. Chaque vendredi, nous devons établir le plan de travail sur Excel de la semaine suivante, ce que l'on prévoit de faire, les tâches à réaliser etc. Le lundi nous avons donc fait un bilan sur ces plannings. Cette semaine sera consacrée au segment "mariage", car en effet l'agence veut développer cette niche. Les clients sont très demandeurs de mariages sensationnels, exotiques et uniques sur la péninsule du Yucatan. L'agence veut donc créer des nouveaux produits atypiques, comme par exemple des mariages sous l'eau ou des mariages dans les cénotes. Nous devons donc travailler sur cela, trouver des noms pour les différents packages, trouver des "wedding templates" afin de créer un nouveau site web consacré à ces mariages. C'est très intéressant et cela permet de voir la création d'un segment de l'intérieur. Pour l'instant nous cherchons vraiment les bases.
En parallèle, j'apprends à me servir de Wordpress, pour pouvoir poster des articles sur le blog et apporter des modifications au site web.
Jeudi fut un jour spécial car j'ai eu l'occasion d'essayer un des tours que propose l'agence : Nager avec les tortues ! Expérience incroyable que je raconte ici.
Vendredi j'ai été en promotion, mais cette fois Hilda m'a lâchée en pleine nature. J'avais un peu d'appréhension car concrètement, je ne savais pas vraiment ce que je devais faire. Armée de ma "carpeta", un classeur rempli d'informations et de flyers sur les requins-baleines, j'entrais dans les hôtels, me présentais et parlais du tour des requins-baleines dont la saison commençait le jour même. Je donnais quelques prospectus, les prix, discutais et créais des liens avec les vendeurs. Mal à l'aise au début, j'ai pris de plus en plus d'assurance avec la langue!
Semaines 4 et 5 - 18 et 25 mai
J’ai commencé cette semaine par corriger le manuel d’informations concernant le tour des requins-baleines qui était rempli de fautes et dont la mise en page laissait à désirer. Le mardi nous avons été en promotion avec Noëlle et Gauthier, deux autres stagiaires, à Playa Del Carmen. La promotion, je m’en rends compte à présent, est quelque chose de très éprouvant, il faut marcher toute la matinée sous un soleil de plomb, trouver les hôtels qui sont sur la liste que l’on a préparée la veille, se montrer habile avec les interlocuteurs, PARLER ESPAGNOL… Mais cela a aussi des côtés positifs car nous sommes en contact avec les locaux, nous rencontrons des gens. Mais surtout nous sortons un peu du bureau et la semaine passe beaucoup plus vite ! Le but de cette promotion est bien sûr de revenir avec des contrats signés. Ce que j’ai réussi à faire dès le premier jour !
Le lendemain nous avons tout le suivi à effectuer, c’est-à-dire scanner les contrats, envoyer des emails etc. J’ai aussi travaillé sur le segment mariage, ma tâche était de trouver un prestataire s’occupant de la nourriture, le « catering » pendant le mariage, le contacter pour connaitre ses prix. Affaire à suivre.
Ce qui a occupé la plus grande partie de mon temps fut le site internet. Le nouveau site ayant été lancé, beaucoup de modifications étaient à apporter afin que la mise en page soit uniforme et parfaite. Etant assez minutieuse et ayant le souci du détail, j’ai vraiment travaillé dessus à fond, me mettant à la place de l’internaute pour me rendre compte de ce qui clochait. Maintenant je peux dire que je maitrise plutôt bien WordPress. Je pourrais même faire mon site internet avec cet outil, je le trouve plus propre que Wix car il utilise un peu de code HTML, ce qui permet une précision quasi absolue… Mais il est un peu tard !
Nous avons lancé ce nouveau site internet car l’ancien avait un taux de rebond (bouncing rate) très élevé, c’est-à-dire qu’il y avait beaucoup d’internautes qui ne regardaient qu’une seule page et quittaient le site après! Cela était certainement dû au design ou encore à l’ergonomie du site, il n’était pas facile de naviguer entre les pages. Maintenant ce taux commence à baisser, très bon point!